Om te komen tot een adequaat kwaliteitssysteem zijn een aantal praktijkorganisatorische randvoorwaarden te benoemen. Het gaat om zaken die voorwaardelijk zijn voor een optimale taakuitoefening van alle praktijkmedewerkers en nodig zijn om het primaire proces soepel te laten verlopen.
Beleidsplan & (kwaliteits)jaarverslag
Beleidsplan
Een beleidsplan helpt met het prioriteren en plannen van kwaliteitsverbeteringen en het maken van keuzes in de praktijkorganisatie. Tevens is het beleidsplan uitgangspunt voor het evalueren van de plannen, de projecten en de resultaten, zoals samen te vatten in het jaarverslag.
(Kwaliteits)jaarverslag
Met een kwaliteitsjaarverslag of kwaliteitsparagraaf in je jaarverslag geef je eenvoudig en doeltreffend inzicht in het kwaliteitsbeleid van jezelf en je organisatie. Een kwaliteitsjaarverslag is geen papieren tijger, maar een beknopt verslag van één of twee A4’tjes dat overzichtelijk is voor je patiënten en andere belanghebbenden, en dat ook handig is voor je eigen medewerkers. Het NHG helpt met een format.
Een kwaliteitsjaarverslag voor uw huisartsenpraktijk kijkt terug op de resultaten van het kwaliteitsbeleid van het afgelopen jaar en presenteert plannen voor het komende jaar. Een kwaliteitsjaarverslag is geen verplichting, maar kan invulling geven aan de wettelijke verplichting die iedere zorgaanbieder heeft tot “systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg”.
De aanbevolen en facultatieve onderdelen worden hieronder benoemd.
Aanbevolen onderdelen
- Terugblik op het jaar
In de terugblik kun je laten zien welke voornemens er in het afgelopen jaar waren ten aanzien van kwaliteit. Wat is daar van terechtgekomen? Wat heb je gedaan, waar liep je tegenaan en/of wat ging juist heel goed? Wat hoorde je terug van patienten? - Metingen en rapportages in het kader van het kwaliteitsbeleid
Welke acties en verrichtingen en daarmee samenhangende resultaten zijn interessant om te delen en geven inzicht in het gevoerde kwaliteitsbeleid? Denk daarbij aan- Patiëntenparticipatie en – ervaringen
- Arbo- en personeelsbeleid
- Deelname aan een erkende vorm van praktijkcertificering en/of visitatieprogramma
- Scholing
- Opvang en afhandeling van klachten en (bijna)-incidente
- Vooruitblik op lopend/komend jaar
- Wat wil je volgend jaar anders?
- Welke signalen heb je van collega’s, patiënten en medewerkers gekregen, en met welke daarvan wil je aan de slag?
- Doelen resultaatgericht en SMART formuleren kan daarom zinvol zijn.
- Slot
Korte samenvatting, of dank uitspreken voor bijzondere momenten of een prettige samenwerking in het afgelopen jaar. Een noodkreet mag natuurlijk ook: wat moet er echt gebeuren om een goede praktijkvoering mogelijk te maken?
Facultatieve onderdelen
Onderstaande onderwerpen geven je de gelegenheid meer over de kenmerken van je praktijk te vertellen. Vaak worden deze zaken niet jaarlijks gepubliceerd, maar 1x in de 3-5 jaar, als onderdeel van het beleidsplan.
- Profiel van de huisartsvoorziening
Korte beschrijving van de praktijk met specifieke karakteristieken en aandacht voor:- Praktijk(vorm)
- De medewerkers
- Formatie en taakverdeling
- Zorggebied en populatie
Informatie over geografische zorggebied en beschrijving van de populatie. - Toegankelijkheid
Hier kun je de beschikbaarheid van aanvullend en bijzonder zorgaanbod aangeven, en ‘etalage-informatie’ (bijvoorbeeld of de praktijk een receptenlijn heeft). - Gebouw en inrichting
Hoe ga je om met de richtlijnen voor organisatorische aspecten van de praktijk op het gebied van de infrastructuur (gebouw en inrichting)? - Gegevensbeheer, EPD en informatiebeveiliging
Hier kun je informatie geven over (de wijze van) het gebruik van een Huisartseninformatiesysteem (HIS) en hoe er elektronisch wordt gecommuniceerd met zorgverleners en instanties buiten de praktijk. Tevens kun je ingaan op de beveiligingsmethoden voor de patiënteninformatie. - Veilig werken
Belangrijke aspecten van veiligheid waarop kan worden ingegaan: - Overleg en samenwerking
- Intern
- Extern
- Functioneringsgesprekken
Gebruik je de functioneringsgesprekken om met je medewerkers te spreken over doelen, functioneren en onderlinge verwachtingen?
Beschikbare ondersteuning:
Governance
Om goede zorg te kunnen leveren is goed bestuur van en intern toezicht op een zorginstelling belangrijk. Praktijkhouders en directies van dienstenstructuren en zorggroepen zijn daarom aan meer regelgeving gebonden dan bijvoorbeeld hidha’s en waarnemend huisartsen. Zo zouden praktijkhouders op basis van de Wet toelating zorginstellingen (WTZi) elk jaar verantwoording moeten afleggen over de manier waarop zij het geld uit de Zorgverzekeringswet (Zvw) besteden. Doorgaans voldoet voor huisartsenpraktijken, gezien de gemiddelde omvang, een accountantsverklaring (tenzij er 50 of meer mensen werkzaam zijn).
De Mededingingswet (Mw) verbiedt praktijkhouders om te onderhandelen over de prijs of concurrentiegevoelige informatie uit te wisselen. Elke zorginstelling met een WTZi-toelating is wettelijk verplicht om een Raad van Toezicht te hebben die onafhankelijk werkt van het bestuur/directie.
Een kwaliteits- en beleidsmanagementsysteem (KMS) is een hulpmiddel voor het management en de directie van een huisartsenvoorziening om processen te beheersen en om de kwaliteit van de organisatie op systematische wijze te sturen.
Beschikbare ondersteuning:
Middelen en materialen
Een medisch hulpmiddel is elk instrument, apparaat, software, implantaat of ander artikel bestemd voor specifieke medische doeleinden: om ziekte, letsel of beperking op te sporen, te behandelen, te monitoren of te verlichten of om ziekte te voorkomen.
Binnen de term medische hulpmiddelen maakt men onderscheid tussen gebruiksmiddelen, zoals een reflexhamer en onderzoeksbank, en verbruiksmiddelen voor eenmalig gebruik, zoals tongspatels, infuusnaalden, verbandmiddelen en andere disposables. Het is van belang dat benodigde medische hulpmiddelen en geneesmiddelen beschikbaar zijn om de zorgverlening binnen de huisartsvoorziening goed te kunnen uitvoeren.
Beschikbare ondersteuning:
Gebouw en inrichting
Het is belangrijk dat het gebouw waarin de huisartsenvoorziening is gevestigd in de buurt van haar patiëntengroep staat en dat de voorzieningen minimaal voldoende zijn voor het leveren van het basisaanbod huisartsenzorg. Daarbij verdient de toegang voor patiënten met beperkingen aandacht, net als het bieden van bescherming bij het bespreken en verwerken van privacygevoelige informatie.
Beschikbare ondersteuning:
- LHV – Bouwadvies – 10 gouden regels van de bouwadviesgroep
- LHV – Richtlijnen bereikbaarheid en beschikbaarheid (LHV)
In het e-boek ‘De groene huisartsenpraktijk’ staan handvatten, tips en uitleg op het gebied van verduurzaming van gebouw, inrichting, praktijkvoering en consultvoering.
Personeel
De formatie en de vereiste competenties van de (tijdelijke) medewerkers, zoals huisartsen, praktijkverpleegkundigen, praktijkondersteuners, praktijkassistentes en stagiaires (in-opleiding) volgt uit de zorgbehoefte en het door de huisartsvoorziening vastgestelde zorgaanbod, en is voldoende om verantwoorde zorg te kunnen verlenen.
Huisartsen kunnen medische handelingen aan andere medewerkers binnen de huisartsenvoorziening delegeren, mits dit zorgvuldig gebeurt. Dat kan door medewerkers specifieke kennis en vaardigheden bij te brengen, heldere protocollen te hanteren en geregeld te checken of de medewerkers bekwaam zijn, de protocollen goed werkbaar vinden en juist toepassen.
Om de taken, verantwoordelijkheden, bevoegd- en bekwaamheden goed af te stemmen zijn structureel overleg, individuele functioneringsgesprekken en een personeelsdossier nodig.
Ook heeft elke huisartsenvoorziening de verantwoordelijkheid om te zorgen voor een veilige werkomgeving (ARBO).
Beschikbare ondersteuning:
Privacy & gegevensbeheer
De huisartsenvoorziening beheert het elektronisch dossier van de patiënt en zorgt dat dit zodanig geordend en up-to-date blijft gericht op continuïteit van zorg en dat eenvoudige en doeltreffende uitwisseling mogelijk is met andere zorgverleners die bij de behandeling en zorg van de patiënt betrokken zijn. Daarbij is borging van de privacy en beveiliging van de persoonsgegevens van patiënten belangrijk.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ingangsdatum 25 mei 2018) stelt een aantal aanvullende eisen ten opzichte van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze nieuwe verplichtingen zijn er vooral op gericht om:
- Gegevens beter te beveiligen;
- Patiënten meer controle te geven over hun gegevens;
- Te stimuleren gericht beleid te maken op het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens.
Beschikbare ondersteuning:
Financieel beheer & planning
Bij een professionele praktijk hoort een gezonde bedrijfsvoering met aandacht voor de financiële en administratieve aspecten van de praktijkvoering. Het bestuur moet ervoor zorgen dat financiën goed beheerd worden en dat de zorg die de huisartsenvoorziening levert op de juiste manier gedeclareerd wordt.
Beschikbare ondersteuning: