Randvoorwaarden creëren

Om te komen tot een adequaat kwaliteitssysteem zijn een aantal praktijkorganisatorische randvoorwaarden te benoemen. Het gaat om zaken die voorwaardelijk zijn voor een optimale taakuitoefening van alle praktijkmedewerkers en nodig zijn om het primaire proces soepel te laten verlopen.

Beleidsplan & (kwaliteits)jaarverslag 

Het beleidsplan en jaarverslag zijn ondersteunende instrumenten die het inzicht in en de kwaliteit van zorg en bedrijfsvoering verbeteren. Ze brengen belangrijke onderdelen van de te leveren en geleverde zorg in kaart en maken trends zichtbaar.

Wettelijke verankering:

• Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz)
• Wet toelating zorginstellingen

Governance

Om goede zorg te kunnen leveren is goed bestuur van en intern toezicht op een zorginstelling belangrijk. Praktijkhouders en directies van dienstenstructuren en zorggroepen zijn daarom aan meer regelgeving gebonden dan bijvoorbeeld hidha’s en waarnemend huisartsen. Zo zouden praktijkhouders op basis van de Wet toelating zorginstellingen (WTZi) elk jaar verantwoording moeten afleggen over de manier waarop zij het geld uit de Zorgverzekeringswet (Zvw) besteden. Doorgaans voldoet voor huisartsenpraktijken, gezien de gemiddelde omvang, een accountantsverklaring (tenzij er 50 of meer mensen werkzaam zijn).

De Mededingingswet (Mw) verbiedt praktijkhouders om te onderhandelen over de prijs of concurrentiegevoelige informatie uit te wisselen. Elke zorginstelling met een WTZi-toelating is wettelijk verplicht om een Raad van Toezicht te hebben die onafhankelijk werkt van het bestuur/directie.

Een kwaliteits- en beleidsmanagementsysteem (KMS) is een hulpmiddel voor het management en de directie van een huisartsenvoorziening om processen te beheersen en om de kwaliteit van de organisatie op systematische wijze te sturen.

Middelen en materialen

Een medisch hulpmiddel is elk instrument, apparaat, software, implantaat of ander artikel bestemd voor specifieke medische doeleinden: om ziekte, letsel of beperking op te sporen, te behandelen, te monitoren of te verlichten of om ziekte te voorkomen.
Binnen de term medische hulpmiddelen maakt men onderscheid tussen gebruiksmiddelen, zoals een reflexhamer en onderzoeksbank, en verbruiksmiddelen voor eenmalig gebruik, zoals tongspatels, infuusnaalden, verbandmiddelen en andere disposables. Het is van belang dat benodigde medische hulpmiddelen en geneesmiddelen beschikbaar zijn om de zorgverlening binnen de huisartsvoorziening goed te kunnen uitvoeren. 

Gebouw en inrichting

Het is belangrijk dat het gebouw waarin de huisartsenvoorziening is gevestigd in de buurt van haar patiëntengroep staat en dat de voorzieningen minimaal voldoende zijn voor het leveren van het basisaanbod huisartsenzorg. Daarbij verdient de toegang voor patiënten met beperkingen aandacht, net als het bieden van bescherming bij het bespreken en verwerken van privacygevoelige informatie.

Personeel

De formatie en de vereiste competenties van de (tijdelijke) medewerkers, zoals huisartsen, praktijkverpleegkundigen, praktijkondersteuners, praktijkassistentes en stagiaires (in-opleiding) volgt uit de zorgbehoefte en het door de huisartsvoorziening vastgestelde zorgaanbod, en is voldoende om verantwoorde zorg te kunnen verlenen.

Huisartsen kunnen medische handelingen aan andere medewerkers binnen de huisartsenvoorziening delegeren, mits dit zorgvuldig gebeurt. Dat kan door medewerkers specifieke kennis en vaardigheden bij te brengen, heldere protocollen te hanteren en geregeld te checken of de medewerkers bekwaam zijn, de protocollen goed werkbaar vinden en juist toepassen.

Om de taken, verantwoordelijkheden, bevoegd- en bekwaamheden goed af te stemmen zijn structureel overleg, individuele functioneringsgesprekken en een personeelsdossier nodig.

Ook heeft elke huisartsenvoorziening de verantwoordelijkheid om te zorgen voor een veilige werkomgeving (ARBO).

Privacy & gegevensbeheer

De huisartsenvoorziening beheert het elektronisch dossier van de patiënt en zorgt dat dit zodanig geordend en up-to-date blijft gericht op continuïteit van zorg en dat eenvoudige en doeltreffende uitwisseling mogelijk is met andere zorgverleners die bij de behandeling en zorg van de patiënt betrokken zijn. Daarbij is borging van de privacy en beveiliging van de persoonsgegevens van patiënten belangrijk.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ingangsdatum 25 mei 2018) stelt een aantal aanvullende eisen ten opzichte van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze nieuwe verplichtingen zijn er vooral op gericht om:

• Gegevens beter te beveiligen;
• Patiënten meer controle te geven over hun gegevens;
• Te stimuleren gericht beleid te maken op het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens.

Financieel beheer & planning

Bij een professionele praktijk hoort een gezonde bedrijfsvoering met aandacht voor de financiële en administratieve aspecten van de praktijkvoering. Het bestuur moet ervoor zorgen dat financiën goed beheerd worden en dat de zorg die de huisartsenvoorziening levert op de juiste manier gedeclareerd wordt.